納品書の書き方は?テンプレートを用いて解説【記入例あり】

納品書の書き方をテンプレートを用いて解説【記入例あり】

さあ、商品を納品しよう!というとき、納品書が必要です。

しかし、
「納品書って簡単なようで意外とめんどくさい。。」
「絶対記載しないとダメな項目ってあるの?」
など、感じる方も多いでしょう。

商品を納品する際に商品と一緒に同封する書類:”納品書” は必須のもので、記載すべき内容も決まっています。本記事では、ビジネスパーソン必見の納品書の書き方を紹介します。

「納品書」の意味と役割からはじめて、納品書の書き方の説明では、具体的にイメージをもってもらえるよう、テンプレートも紹介します。ビジネスマナーとして、納品書の書き方を理解を深めた後、ダウンロードして使ってみてください。

それでは早速、ポイントを絞って紹介していきます。

目次

納品書とは?

納品書とは、商品をお客様に納品する際に、商品と一緒に同封する資料のことです。

納品書には、商品名、注文個数、購入金額、購入日付を記入することになっておりますので、間違った商品や、間違った個数を納品してしまうことを防止することができます。

納品書を書く目的

納品書は、お客様に商品を納品したことを証明するものです。「いつ」、「誰が」、「何を」、「どこに」、「どのように」納品したかを証明する資料となります。

お客様に商品を発送する際に、商品と一緒に発送するケースが多いのですが、必ずしも発行する義務はないという点が領収書やレシートとは異なる点です。

また、納品書と請求書によって、経理上の金額の紐付けがされますので、 納品書と請求書の金額が違うということにならないよう注意して下さい。

絶対に失敗しない納品書の書き方

納品書を書くとき、絶対失敗したくないですよね。

具体的に「納品書に記載すべき項目」と「納品書を書く際の注意点」という2つの観点を確認します。順番にみていきましょう。

納品書に記載すべき項目

前述の通り、納品書に記載すべき項目は全て税法で定められていますので、各項目、必ず記載してください。

また、受け取ったお客様が納品された商品を確認するための文書でもありますので、「見やすく」・「分かりやすく」 記載してください。

① 納品書の作成者の会社名と担当者名
② 納品書の作成会社の住所、電話番号
③ 取引年月日(発行日)
④ 取引内容 :売買した商品の「品名」、「数量」、「単価」、「金額」
⑤ 取引金額:税込み ※消費税額や非課税分は明細欄に記載
⑥ 宛先:納品書を受け取る企業の住所、会社名、部署名、担当者名
  <注意>担当者名が、法人名や部署名の場合、「様」ではなく、「御中」と表記する。

納品書を書く際の注意点

記載すべき項目に加えて、下記の点を注意しておけば、納品書を作成する上で失敗することは絶対にないでしょう。

「テンプレートを使用すること」
「記載すべき項目の内容を理解しておくこと(税法で決まってます)」
「作成後、第3者に確認してもらうこと。(ダブルチェック)」

1から作成するのではなく、あらかじめ項目が記載されたテンプレートを使用すれば、記載項目の抜けが防げますし、特定のテンプレートを定めておけば、納品書をダブルチェックする上司や同僚も、漏れがないか判断しやすくなるでしょう。

納品書の保管期間

納品書の保管期間の詳細は法律で詳しく決められているのですが、下記のポイントを押さえておいていただければ、問題ありません。納品書の保管期間は税法上は7年、会社法上は10年

法人税法上、納品書に限らず、注文書、契約書、見積書、領収書、送付状といった帳簿書類は7年間の保管が必要と定義されております。

もしも、保管期間内にもかかわらず廃棄してしまったことが税務調査で発覚した場合は、経費に計上していた費用が認められなくなり、追加の税金を支払う可能性が発生するので注意が必要です。

また、会社法においても、株式会社は、納品書や計算書類(貸借対照表や損益計算書など)を作成して10年間は書類を保管することが義務付けられております。

法人税法上の7年ではなく、会社法で定義されている作成されてからの10年間、納品書を破棄しないよう注意してください。

納品書の保管方法は紙が基本

納品書をどのように保管しておけばよいのでしょうか。

納品書など帳簿書類の保管は紙での保管が原則とされています。たとえ電子メールに添付されて送られてきたとしても、紙に印刷して保管しておくことが必要です。

紙での保管、という点以外には定められた保管方法は記載されておりませんので、あなたの企業が管理のしやすい方法で保管して下さい。

以上、納品書は紙で保管してください!、、と言い切りたいのですが、ちょっと待ってください。実は、税務署への事前申告で、納品書の電子化が可能なのです。

「今どき、紙での納品書の管理はめんどくさい。。電子保管はできないかな?」このように考える人は、「電子帳簿保存法」について知っておくと便利です。

「電子帳簿保存法」とは、簡単に説明すると、これまで紙での保管が義務だった税務関係の書類を、電子化してもいいですよ、と定めた法律のことです。詳細はぜひ、国税庁のホームページをご参照下さい。(申請書をダウンロードすることも可能です。)

出典:国税庁「申請書等様式

*下記リンクも合わせてご参照ください。
出典:国税庁「電子帳簿保存法の概要
出典:国税庁「はじめませんか、帳簿書類の電子化!

納品書と請求書、受領書の関連性を説明

多くの取引のケースでは、「納品書」と「受領書」を一緒にして、さらには「送付状」を添付し、商品に同封して取引先に送ります。

あなたから商品を受け取った取引先は、商品の「品名」、「数量」、「単価」、「金額」等の情報を納品書にて確認して、間違いがないことを確認できれば、受領書に確認印を押して、あなたに返送するでしょう。

定期的な取引のケースにおいては、前提となる契約条件を定めるために、事前に「購買基本契約書」を発行します。

購買基本契約書で明記された条件によって、定められた締め日までに、納品した商品の合計金額を記載した「請求書」を取引先に送付します。

一方で、単発の取引のケースにおいては、「納品書 兼 請求書」として発行したり、決済を先に済ませることで、「納品書 兼 領収書」として発行することもあります。

【記載例あり】納品書のテンプレート

それでは、お待ちかねの納品書のテンプレートを紹介します。

本記事をお読みいただいた後、ぜひ下記テンプレートを参考に、あなた自身で納品書を書いてみてはいかがでしょうか。

【記載例あり】納品書テンプレート・Excelファイル

【記載例あり】納品書テンプレート
※本書式等の再配布や販売、その他商業目的とした二次的使用は固く禁止します。

まとめ

今回は、
・納品書とはそもそもどういったものか?【納品書の定義】
・納品書を書く目的とは?
・絶対に失敗しない納品書の書き方とは?
・納品書と請求書、受領書の関連性を説明
・納品書のテンプレートを紹介!
といった流れで説明いたしました。

商品をお客様に納品する際に、納品書を商品と一緒に同封するすることは、ビジネスマナーとして必要不可欠です。ただの表紙としての位置付けではなく、「商品を確かに受け取った」ことを証明する資料にもなります。

「納品書なんかなくても、間違わないから大丈夫でしょ!」という考えから、納品書を書かなかったり、手を抜いて作成するのではなく、
 ・誤字脱字が無いか
 ・記載する項目に漏れがないか
 ・内容間違いがないか
という視点で、本記事で紹介したテンプレートも参考に、第3者チェックを含め十分に確認してから送付するようにいたしましょう。

本記事を通じて、あなたが納品書の目的・役割を正しく理解し、業務に有効に活用いただければ幸いです。今回もお読みいただ き、ありがとうございました。

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