送付状の書き方は?テンプレートを用いて解説【記入例あり】

送付状の書き方をテンプレートで解説【ビジネスシーンで使える】

契約書や請求書を書き、いざ郵送、、となったとき、ふとこのまま送付して大丈夫なの?と感じることは無いでしょうか?

契約書や請求書を送付するときは、「送付状」を同封する必要があります。理由は、何よりもそれが”ビジネスマナー”だからです。(どんな場面でもマナー違反をして相手に嫌な思いをさせたくないですよね?)

本記事では、ビジネスパーソン必見の送付状の書き方を紹介します。

「送付状って書くの難しいんじゃない?」とお思いの方もご安心下さい。役割を理解しておけば、あまり時間をかけなくても送付状は作れます。

「送付状」の意味と役割からはじめて、送付状の書き方の説明では、具体的にイメージをもってもらえるよう、テンプレートも紹介します。

それでは早速、ポイントを絞って紹介していきます。

目次

送付状とは?

そもそも、送付状とはどういったものでしょうか?送付状とは、書類の表紙につける書類の内容をひと目で理解してもらうために同封するものです。

英語表記で「カバーレター」と呼ばれることもあります。コロナ禍で直接相手先に伺う機会も減り、郵送で契約書や請求書を送付する機会も増えたかと思います。

書類を手渡しできない状況の中、相手に敬意を示す方法として、送付状の役割は今後ますます重要なものとなるでしょう。

送付状を書く目的

次に、送付状を書く目的について整理しましょう。主な目的は下記の3つです。

送付先へのあいさつ

前述の通り、契約書や請求書を送付する際、相手先に送付状を添えることはビジネスマナーになります。理由は、書類だけを送付した場合、相手に対して不親切であり失礼な印象を与えるからです。

従って、手紙のように送付状として、あいさつを書くことで、相手に対して丁寧な印象を与えることができます。

送付物の確認

送付状には、同封されている資料がどのようなものか(資料が何種類、それぞれ何部あるか)を伝える役割があります。言うならば送付物の”目次”に相当します。

あなた自身も資料が送付されてきた時、まずそれが何か概要を把握したい筈です。そんなとき表紙に送付状があれば、容易に理解することができるのです。

送付物の補足

「資料送られてけど、これ何なの?」「いつまでに何をすればいいの?」
相手先の企業から資料が送付されてきた際、そんな風に感じたことはないでしょうか?

送付状は、その送付物がどんなものか補足説明の役割を果たします。

「請求書/契約書を何時何時までに返送する必要があるのか」「2回目の資料は後日発送されるか」等、資料を受け取った人のその後の行動をサポートする情報を記載するべきです。

絶対に失敗しない送付状の書き方

送付状を書く際どのようにすれば良いのでしょうか?この章では、「送付状に記載すべき項目」と「送付状を書く際の注意点」という2つの観点を確認します。順番にみていきましょう。

送付状に記載すべき項目

送付状に記載すべき項目は請求書を例に説明いたします。

  1. 日付 :請求書を”送付”する日付(”記載”した日付ではないので注意!)
  2. 宛先情報 送付先の会社名、または担当名を記載する
    *組織宛なら「御中」を、個人宛なら「役職名」or「様」をつけること
    *会社名は省略しないこと
  3. 請求者情報 差出人であるあなた、またはあなたの会社情報を記載する
    *電話番号やメールアドレスを記載しておくと連絡が取りやすくなり親切
  4. タイトル 送付状のタイトルを記載する
    「請求書送付のご案内」や「請求書送付のお知らせ」など。
  5. 本文 挨拶と請求書を送付する旨を記載する
    *「拝啓」「謹啓」などの頭語と「敬具」などの結語を用いる
  6. 送り先を気遣う文や時候の挨拶などの挨拶文があると、相手によい印象を与えます。
  7. 記書き 送付する書類とその枚数を記載する
    「記」と「以上」を用いる。「記」に続けて、同封書類を箇条書きにして、「以上」と記載します。

送付状を書く際の注意点

契約書や請求書に送付状を添付して送付する際、絶対失敗しなくないですよね?
ここでは、送付状を作成する際の注意点、失敗しないためのポイントを紹介します。

作成後に見直しを確実にすること

どんな資料でも同じですが、作成した後の見直しは送付状に関しても最も重要です。人にとってケアレスミスはつきもの。小さなミスから思わぬトラブルに発展する可能性も無いとは言い切れません。

どんなに急いでいたとしても、見直しは必ず行ってください。可能であれば、上司や同僚による第3者チェックも忘れずに!

テンプレートを使うこと

「そうはいっても時間が~」という方もいらっしゃるでしょう。安心して下さい。送付状に何を記載していいか分からない方は、テンプレートを使用すれば短時間で、抜けのない送付状を作成することができます。

この記事でも紹介するテンプレートを是非ダウンロードして作成してみて下さい!

送付状は端的に1枚に纏める

送付状に長々と文章を記載してはいけません。送付物が明確に分かるよう1枚もののシンプルな送付状を作成することを心がけて下さい。

封筒への入れ方にも注意が必要

送付状つきの契約書や請求書を封筒に入れる際も、一呼吸おいて確認しましょう。

「全ての書類の向きが同じですか?送付状だけ上下逆さまになっていたりしないですか?」
「クリアファイルに入れて、シワがつかないようにしていますか?」

些細なことかもしれませんが、すこしの気遣いができるか否かで、相手の印象も大きく変わります。少しの努力で実施できることは、惜しみなく実践しましょう!

また、封をする前の最終チェックも忘れずにお願いいたします。

番外編:手書きで送付状を作成する

以上4つの注意点・ポイントに加え、オマケの情報を1つだけ。

お相手に、あなたの心からの誠実な気持ちを伝えたいといった場合、手書きで送付状を作成するという手段もあります。ワープロで印刷された送付状の中で1つだけ、あなたの手書きの送付状があったらどうでしょう?顧客は暖かい気持ちになるかもしれません。

【記載例あり】送付状のテンプレート

それでは、お待ちかねの送付状のテンプレートを紹介します。

本記事をお読みいただいた後、ぜひ下記テンプレートを参考に、あなた自身で送付状を書いてみてはいかがでしょうか。

【記載例あり】送付状テンプレート

送付状テンプレート

令和3年4月21日

株式会社 〇〇〇〇
資材部 〇〇〇〇様


書類送付のご案内

郵便番号123-4567
東京都XX区〇〇町1-1
株式会社cloud 営業部第4課
林 次郎
TEL:080-xxxx-xxxx
Email  cloudcloud.com 

請求書送付のお知らせ

拝啓 

時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。

日頃は格別のご愛顧を賜り厚く御礼申し上げます。

さて、◯◯案件の下記の書類をご送付いたしますので、

ご査収下さいますようお願い申し上げます。

敬具

請求書A  1通

請求書B  1通

参考仕様書C  1通

以上

【記載例あり】送付状テンプレート・Wordファイル

※本書式等の再配布や販売、その他商業目的とした二次的使用は固く禁止します。

まとめ

今回は、
・送付状とはそもそもどういったものか?【送付状の定義】
・送付状を書く目的とは?
・送付状の実践的な書き方とは?
・送付状のテンプレートを紹介!
といった流れで説明いたしました。

契約書や請求書を送付する際、送付状を作成し添付することは、ビジネスマナーとして必要不可欠です。ただの表紙としての位置付けではなく、場合によっては、送付先との今後の関係性に大きな影響を与えるかもしれません。

「内容がしっかりしてたら大丈夫でしょ!」という考えから、送付状を手を抜いて作成するのではなく、第3者チェックを含め、誤字脱字、記載漏れ、内容間違いがないか十分に確認してから送付するようにいたしましょう。

本記事を通じて、あなたが送付状を業務に有効に活用いただければ幸いです。今回もお読みいただき、ありがとうございました。

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