Zoom使い方マニュアル!知っていると”お得”な便利機能も紹介

Zoom使い方マニュアル!知っていると"お得"な便利機能も紹介

テレワークの普及は従業員のライフワークバランスの充実をはじめとした様々なメリットがありますが、会議などの人が集まって行う必要のある業務がしづらくなるという弊害もあります。

上記のような問題を解決してくれるのが、Zoomをはじめとしたオンライン会議ツールです。

特にZoomは無料でも利用できるオンライン会議ツールとして、様々な企業で導入されています。

当記事ではZoomについて、基本的な使い方や会議の際のポイント、便利な機能などを解説していきます。

目次

Zoomとは

Zoomはオンライン会議に特化したビデオチャットツールです。ホスト以外はアカウント作成が必要なく、送られてきたリンクをクリックするだけで参加できるのが特徴で、PCだけでなくスマートフォンやタブレットでも参加できるため、利用のハードルが低くなっています。

無料版でも1対1のミーティングは24時間利用できる上、3人以上のミーティングでは40分ごとに部屋を立てなおす必要があるものの、全く使えないことはないため、通常の打ち合わせ程度であれば問題なく利用が可能です。

有料版であれば複数人の参加する会議でも時間制限がなくなる他、ミーティングの録画データをクラウド保存できるようになります。また、プランによっては管理用のダッシュボードの利用や、最大500人のウェビナーを開催することが可能です。

ホストが有料プランを利用していれば、参加者も複数人での会議における時間制限がなくなるため、会議の司会役用のアカウントのみを有料プランにしておくだけでも便利に利用できます。

新型コロナウイルスの影響もあり、近年急速に普及したツールであり、導入している企業も多いため、他企業との打ち合わせにも利用できることが多いです。

Zoomの基本的な使い方

Zoomの基本的な使い方は以下の通りです。

  1. Zoomのアプリケーションをダウンロードする
  2. サインインする
  3. ミーティングを開催する
  4. 参加者を招待する
  5. 参加者は招待URLをクリックすれば参加できる

詳しく見ていきましょう。

①Zoomのアプリケーションをダウンロードする

まずはZoomのアプリケーションをダウンロードします。アプリのダウンロードは公式サイトからダウンロードが可能です。

公式サイトに入ったら、「リソース」ボタンにマウスを置いたら出てくる「Zoomをダウンロード」をクリックし、ダウンロードセンターに移動します。

Zoomのアプリケーションのダウンロード1

ダウンロードセンターに遷移したら、最上部の「ミーティング用Zoomクライアント」の項目にある「ダウンロード」ボタンをクリックし、Zoomのアプリケーションをダウンロードしましょう。同ページにはMicrosoft OutlookやIBM Notesと連携できるプラグインの他、ブラウザ用拡張機能も用意されているので、必要な人は併せてダウンロードしてください。

Zoomのアプリケーションのダウンロード2

スマートフォンの場合はApp StoreやGoogle Playからダウンロードできます。

②アカウントを作成する

アプリケーションがダウンロードできたら、公式サイトからアカウント作成を行いましょう。公式サイト右上の「サインアップは無料です」ボタンをクリックすれば、アカウントの作成が開始します。

アカウントの作成

アカウントの作成は案内通り項目を入力していけば問題なく終えられるはずです。最後に「仲間を増やしましょう」という案内とともに、知人のアカウントを招待する画面が出てきますが、連絡先は後で追加できるので、基本的には「手順をスキップする」を選べば問題ありません。

アカウントの作成は会議室を立てるホストのみが行えば良いので、参加者側はアプリのダウンロードだけ行っておけば会議に参加できます。

③ミーティングを開催する

ホストの人はアカウント作成後にミーティングを開催しましょう。まずはZoomアプリを開き、「サインイン」をクリックします。

ミーティングの開催1

サインイン画面が表示されるので、登録したメールアドレスとパスワードを入力し、サインインしましょう。サインインの際に「次でのサインインを維持」にチェックを入れておけば、サインイン状態が維持されるので、チェックしておくのがおすすめです。

ミーティングの開催2

サインインが完了するとメイン画面に遷移するので、「新規ミーティング」をクリックすれば会議室画面が立ち上がります。

ミーティングの開催3

⑤参加者を招待する

会議室画面を立ち上げたら、画面下部のメニューにある「参加者」ボタンの右上の上矢印をクリックし、現れる「招待」をクリックします。招待は「Alt + I」を入力することでも可能です。

参加者の招待1

「招待」をクリックすると招待画面が表示されるので、好みの招待方法を選択しましょう。基本的には画面左下の「招待をコピー」ボタンをクリックして参加URLをコピーし、メールやチャットツールなどで参加者に送るのが簡単です。

参加者の招待2

⑥参加者は招待URLをクリックすれば参加できる

参加者側はアプリケーションさえダウンロードしておけば、送られてきたURLをクリックするだけで参加できます。

URLをクリックするとホスト側からの許可待ちとなるので、ホストが許可を出すまで待機しましょう。

ホストが許可を出せば会議室画面が表示され、すぐに会議を開始できます。

Zoomミーティングのポイント

Zoomミーティングを円滑に行うためには、以下のようなポイントに注目しましょう。

  • まずはマイクとスピーカーをチェック
  • 音声に問題があったらチャットを利用する
  • 参加者は極力少なめにする

特に参加者を絞ることは、参加者同士の意見が飛び交うような会議では重要になります。詳しく見ていきましょう。

まずはマイクとスピーカーをチェック

まずはマイクとスピーカーをチェックしましょう。

マイクやスピーカーが備え付けのノートパソコンの場合は問題が起こることが少ないのですが、外付けのマイクやスピーカーを使用する場合は、あらかじめ設定を確認しておかないと音声トラブルが発生するので注意が必要です。

マイクやスピーカーのチェックはZoomのアプリケーション内でも可能なので、あらかじめ確認しておくことをおすすめします。

音声に問題があったらチャットを利用する

もし会議開始時に音声に問題があり、原因が分からない場合は、チャットも積極的に利用しましょう。万が一音声問題が発生した時にその場で問題解決を始めてしまうと、会議時間が少なくなってしまいます。

チャットは会議室画面の下部にある「チャット」をクリックすれば利用できるので、音声に問題がある時はチャットで乗り切り、会議終了後に原因究明を行うようにしたほうが、生産性を低下させずに済むでしょう。

チャット機能

参加者は極力少なめにする

参加者を少なくすることも重要なポイントです。Zoomは無料プランでも100人同時に会議ができますが、Web会議ではリアルよりも音声が混ざると聞き取りづらくなるため、大人数で意見の言い合いをするような会議には向いていません。

よって、基本的に打ち合わせは可能な限り少人数で収めるようにした方がスムーズに進行できます。もし大人数で利用しなければならないのであれば、あらかじめ発言権のある人間を決めておき、他の人は極力喋らなくて良い状況にしておくのが有効です。

知っていると便利なZoomの機能

Zoomにはオンライン会議が円滑に行える様々な機能があります。必要に応じて各機能を使えば、会議をより円滑に進めたり、会議の内容を他の業務に活かしやすくなるので、覚えておくのがおすすめです。詳しく見ていきましょう。

画面共有

画面共有は会議中に利用すること多い機能です。指定した画面を会議画面に移すことができる機能で、プレゼン資料など、各々の手元に送るまでもない資料の共有に役立ちます。

操作方法は、会議画面の下部にある「画面の共有」をクリックするか、「Alt + S」を入力すると現在開いているアプリケーションが表示されるので、共有したいものを選ぶだけです。

画面共有

パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットでも使える機能なので、必要に応じて利用すれば円滑に会議を行うことができるでしょう。

ホワイトボード

ホワイトボードは画面共有の機能の1つで、マウスやタッチペン、指などで自由に文字や図が書くことが可能です。

会議中に概念や仕組みなどを説明する際に、イメージや図などを用いて伝えることができるため、上手く活用すればより円滑に会議を進められます。

画面共有と同じように「画面の共有」をクリックするか「Alt + S」を入力すると、共有できるアプリケーションとともに「ホワイトボード」という項目が表示されるので、選択すれば利用可能です。

録画

録画機能はオンライン会議ならではの便利な機能です。ミーティングの内容を丸々録画することが可能なため、議事録を取る必要がなく、議事録でありがちな内容の抜けもなく保存ができます。

また、会議の他にもZoom上で行ったオンライン研修を録画してアーカイブとして保存しておくなど、様々な活用が可能です。

録画はメニューバー下部の「レコーディング」から実行できます。参加者側の場合はホストの人に許可を出してもらう必要があるので注意しましょう。

録画機能

バーチャル背景設定

バーチャル背景設定では、カメラに映る自分の背景を設定できます。主に部屋をカメラに映したくない時に利用される機能で、プライバシーが守られることもあり利用者も多いです。

バーチャル背景では基本的に人を認識して切り取ってくれるので、自身が背景にまぎれてしまうことは少ないのですが、緑色や青色の服を着ているとクロマキーと誤認されて背景かされてしまうことがあるので、気を付ける必要があります。

バーチャル背景はメニュー下部の「ビデオの停止」の右上にある矢印をクリックすると出てくる「バーチャル背景を選択」から設定が可能です。

バーチャル背景設定

自前で用意した画像をアップロードして利用することもできるので、会議のTPOを意識しつつ自身に合ったものを使用しましょう。

ブレイクアウトルーム

ブレイクアウトルーム機能では、会議に参加している参加者を最大50チームに分割し、それぞれ別々に会議を行うことができます。

分割はホストの権限で人物を指定して行える他、自由に元に戻すこともできるので、会議中にチームに分かれて話し合いをしたいときや、研修やセミナーなどでグループディスカッションをする時に便利です。

ブレイクアウトルーム機能はメニュー下部の「ブレイクアウトルーム」をクリックすることで利用できます。

ブレイクアウトルーム

カレンダーとの同期

Zoomは以下のようなカレンダーアプリ及びアプリ内のカレンダー機能と連携することが可能です。

  • Googleカレンダー
  • Office 365
  • iCal形式対応カレンダー

カレンダーと連結することで、会議前に参加者に対してリマインドを送ることができます。

カレンダーと連結する方法は、まずZoomのアプリケーションにサインインした後、メイン画面にある「スケジュール」ボタンをクリックします。

カレンダーの同期1

「スケジュール」ボタンをクリックすると、スケジューリングの設定画面が表示されるため、次の会議の日程と連携するカレンダーの種類を選択しましょう。

カレンダーの同期2

設定完了後に「保存」をクリックすると、Zoomから選択したカレンダーアプリへの接続を求められるので、ログインすればカレンダーとの連携は完了です。

連携後はカレンダーアプリの機能で他の参加者に共有すれば、参加者全員にリマインドできます。

リモートコントロール

リモートコントロール機能を使用すれば、参加者の画面をZoom越しに操作できます。

スプレッドシートなどの共有して使用することの多いアプリケーションの操作や、共有ファイル上にある資料の場所を伝える際に便利です。

リモートコントロールを行う際には、まずホスト側で参加者の画面共有を許可する必要があります。

会議画面下の「セキュリティ」をクリックし、「画面の共有」をクリックすると、参加者側から画面共有ができるようになるので、参加者にリモートコントロールをしたい画面を共有してもらいましょう。

リモートコントロール

画面が共有できたら、ホストの会議室画面の上に表示されている「オプションを表示」から「リモート制御のリクエスト」をクリックすればリモートコントロールを開始することが可能です。

まとめ:Zoomを使いこなして効率的なミーティングを実現しよう

Zoomの基本的な使い方や便利な機能について解説してきました。Zoomをうまく活用すればオンラインで会議ができるようになるだけでなく、録画機能を利用した議事録の効率化や、リモートコントロールやブレイクアウトルームを利用した研修などを行うことも可能です。

ぜひZoomを有効に活用して、テレワーク下での業務効率化を図りましょう。


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