オンライン秘書とは?依頼できる業務やメリット・デメリット解説

オンライン秘書とは?依頼できる業務やメリット・デメリット解説

「仕事が忙しくて業務が終わらない」「求人を出しているが、条件に合う候補者から応募がない」「自分が苦手な業務を得意な人に任せたい」

日々忙しいビジネスパーソンなら、だれもがこのような気持ちを抱いた経験があるはずです。

そのようなお悩みを解決するサービスとして、「オンライン秘書サービス(オンラインアシスタント)」が注目されています。

オンライン秘書サービスとは、さまざまな社内業務をオンライン上で外注できるサービスです。

本記事では、仕事をかしこく・たのしくするビジネスメディアを運営する「Smarf」が、オンライン秘書サービスについて

  • 依頼できる業務の範囲
  • 利用するメリット、デメリット
  • 利用時に掛かる費用

などを詳しく解説していきます。

この記事をご覧頂くことで、オンライン秘書サービスの利用を検討する際に、どのようにサービスを利用すればよいかがわかるようになります。

特に繁忙期など多忙な時期に役立つサービスですので、ぜひ最後までご覧ください。

目次

オンライン秘書(オンラインアシスタント)とは?

オンライン秘書(オンラインアシスタント)とは、社内のあらゆる業務をオンライン上で依頼できるアウトソーシングサービスです。

依頼できる業務内容は、

  • データの整理
  • 資料の作成
  • 日程調整
  • 電話対応

といった雑務から、

  • 採用代行
  • ウェブ広告運用
  • Web制作

など専門性が求められる業務まで、幅広い業務の外注が可能です。

企業側はオンライン秘書サービスを活用して業務を部分的に外注することで、本来自分たちがやるべき業務に集中できるようになります。

オンライン秘書サービスが対応できる業務メニュー

オンライン秘書サービスでは、あらゆる業務の依頼ができます。サービスの特長は、ひとつの企業の案件に対してチームを編成し複数名で業務にあたることです。

企業からの相談窓口となる専属秘書が、依頼内容に応じて「だれがどの業務を担当するか」といったように、チーム内で業務を振り分けていきます。

例えば、経理業務に関する相談であれば、経理業務の経験が豊富なスタッフがアサインされるため、質の高い仕上がりになります。

特に、オンライン秘書サービスで実務を行うスタッフは、結婚や出産などさまざまな理由で企業を退職した方が多いため、各領域において実務経験豊富な人材が中心です。

本項では、オンライン秘書サービスが対応可能な業務の具体例を解説します。

秘書業務

秘書業務は、いわゆる「コンシェルジュ」的な役割を担い、多忙な経営者や個人事業主の業務をサポートするサービスです。

具体的には、

  • スケジュール調整
  • 電話受付代行
  • 出張や会食手配
  • 冠婚葬祭に関わる事務

などの業務を任せることが可能です。

営業アシスタント業務

営業マンに代わり、営業活動に関わるさまざまな業務をサポートし、営業生産性を高めることが可能です。

具体的には、

  • 見積書、契約書類等の作成
  • Excelデータ入力
  • PowerPointによる企画書作成
  • 顧客リストの管理

などの業務を任せることが可能です。

マーケティング業務

マーケティング業務は、リード獲得からアポイントの取得、顧客フォローに至るまで、顧客関係構築に付随する業務を依頼することが可能です。

具体的には、

  • メール送信代行
  • 競合リサーチ
  • 各クラウドツール(MA、SFA)の運用

などの業務を依頼することが可能です。

経理業務

経費精算や請求書作成業務など、経理に関するあらゆる業務をサポートします。

具体的には、

  • 請求書作成業務
  • 記帳代行
  • 経費精算、各種支払・振込代行

などの業務を依頼することが可能です。

月末や期末など、業務が多忙になるタイミングで依頼することが可能です。

人事業務

人事業務は、新卒・中途の採用活動まわりから、既存社員の勤怠管理に至るまで、企業の労務管理に関わる業務をサポートします。

具体的には、

  • 面接官代行
  • 応募者対応
  • スカウトDM送信代行
  • 勤怠管理

などの業務を依頼することが可能です。

ウェブサイト運用業務

企業が持つホームページや、Webメディア、ECサイトなどの運用代行を依頼することが可能です。実際に業務を行うのはサイト構築やWebメディアの運用に知見があるスタッフなので、安心して任せることが可能です。

具体的には、

  • Webページの更新
  • クラウドソーシングの管理
  • 画像の加工・編集

などの業務を依頼することが可能です。

ウェブ広告・SNS運用

リスティング広告や、SNS広告の運用を依頼することが可能です。バナー広告の作成から運用、A/Bテストの実施による効果検証など、広告運用の知識経験が豊富なスタッフが実務を行うので、効果の改善が見込めます。

具体的には、

  • リスティング広告運用
  • バナー広告作成
  • Googleアナリティクスによる検証
  • SNSの運用代行

などの業務を依頼することが可能です。

オンライン秘書サービスのメリット

ご紹介したように、さまざまな業務を依頼できるオンライン秘書サービスは、自社に人材を抱えなくとも、業務を任せることが可能です。

ここでは、オンライン秘書サービスを活用することで得られる具体的なメリットを解説します。

社内業務を幅広く依頼できる

データ処理や資料準備などの直接利益を生まない業務を外注することで、利益を作るための活動(商談、セミナー、戦略会議など)に集中することが可能です。

自分達でなければできない業務に集中することで、取引拡大・売上向上に繋がります。

人件費の調整が可能

これまでは自社で新卒・中途社員を採用し、自社内で業務を割り振るのが一般的でした。特に社員の場合は給与の支払いがあるため、毎月一定額の人件費が掛かってしまいます。

オンライン秘書の場合は、月単位やプロジェクト単位で契約期間を決められるため、人件費の調整が可能です。

採用に掛ける労力・費用が削減できる

人を新たに採用する場合は、求人メディアの選定〜掲載、面接設定などが必要ですが、オンライン秘書サービスはそれらの採用に関する業務は一切不要になります。

また採用活動に掛ける労力以外にも、採用後は

  • 社会保険の加入
  • 交通費の支払い
  • 各種備品(パソコン、社用携帯など)にかかる準備

などが必要になります。

これらの費用がなくなることで、人件費の抑制につながります。

オンライン秘書サービスのデメリット

オンライン秘書サービスにもデメリットがあります。

「想像と違った!」と後悔しないように、デメリットについてもよく理解しておきましょう。

サービス利用前に担当秘書のスキルがわからない。指名できない。

オンラインサービスを活用する事の注意点としては、事前に担当秘書の能力・スキルがわからないことです。

また、基本的には秘書を指名することはできないため、「前に対応してもらった〇〇さんにまたお願いしたい」というようなことは不可となっています。

しかしながら、オンライン秘書サービスで採用されているスタッフは、未経験人材ではなくその業務に対する専門性やスキルを持つ、経験豊富なスペシャリストが中心であるため、能力的には問題ないかと思います。

もし、コミュニケーションがうまくいかないといった場合は、案件終了時にアンケートなどで具体的に満足できなかったポイントを伝えるとよいでしょう。

ただし、会社によっては担当秘書を指名できるサービスなどもあります。例えば、導入企業累計1,700社を超え業界トップクラスの実績を誇る「CASTERBIZ(キャスタービズ)」では、

  • 担当アシスタント指名可能
  • クオリティ保証
  • 24時間以内納品

を約束する「EXECUTIVE PLAN」を、現在月3社限定で提供しています。

オンラインで対応できる業務しか依頼できない

オンライン秘書サービスは、基本的にはインターネットを使ったオンライン上で対応できる業務しか依頼をすることはできません。

例えば、送迎や買い物など、オフラインでの商談(対面商談)、飛び込み営業などを依頼することはできません。

ただし、会社によってはオフライン業務も代行してくれるサービスもあります。

例えばCASTER BIZ(キャスタービズ)では、都内限定ではありますが実際に企業へ訪問して

  • 領収書や書類のファイリング業務
  • シュレッダー
  • 書類の郵送
  • オフィス清掃

などの業務代行も対応しています。

オンライン秘書の代表的なサービス

ここからは代表的なオンライン秘書サービスを紹介します。

各社の公式サイトでは、具体的に依頼可能な業務内容が書かれているので、興味がある方はそちらもご覧ください。

ここでは厳選した3つのサービスをご紹介しますが、さらに詳しくオンライン秘書サービスを知りたい場合は「オンライン秘書比較6選!各サービスの対応業務・費用まで解説」の記事もご覧ください。

CASTER BIZ(株式会社キャスター)

CASTER BIZの公式サイトトップページ画像
画像出典元:「CASER BIZ」公式HP

概要

CASTER BIZ(キャスタービズ)は、雑務的な業務から専門的な業務に至るまで、幅広い業務をオンラインで代行するサービスです。

所属しているアシスタントは全員が実務経験者。採用率は1/100という高い倍率の中で採用されているので、一般的なビジネスコミュニケーションはもちろん、質の高いアウトプットが期待できます。

特長

  • 採用倍率1/100という狭き門を通り抜けた質の高いスタッフが揃っている
  • 都内ならオフィス清掃や、シュレッダーなどオフライン業務の依頼も可能
  • 業務内容に合わせてチームで対応するので幅広い業務にコミットが可能

導入時の注意点

  • 無料お試し期間がない
  • 料金が他社のオンライン秘書サービスと比較して割高

※ただし、中には「人件費はアルバイトの倍するが、4倍くらいの仕事をやってもらえている」という声もあります。

無料プラン有無

無し

費用

プラン月額費用契約期間
BASIC10,8000円6ヶ月
LONG96,000円12ヶ月
カスタムプラン要見積もり要見積もり
導入コンシェルジュオプション50,000円1ヶ月単位
EXECUTIVE PLUN要見積もり要見積もり

導入企業の声

導入企業の声

「明日の午前中までにこの業務をお願いします」と依頼したら、CASTER BIZ内でリソース調整してくれたり、複数の方が同時並行的に業務を進めてくれたりするので、依頼した業務は必ず期日に終わるんです。ここは単に利用時間だけでは見えない部分ですが、実は素晴らしいことだと思っていますし、非常に助かっている部分でもあります。
引用元:CATER BIZ公式サイト/導入事例(メディア運営)

導入企業の声

現在は人の力に頼らずとも、CASTER BIZをはじめ、既存のRPAロボットやチャットツールの機能など、様々なツールやサービスを組み合わせることで、大企業と同じような仕組みづくりも達成可能なんです。これは、本当に有り難いことです。
引用元:CATER BIZ公式サイト/導入事例(スタートアップ)

フジ子さん(フジア株式会社)

フジ子さんの公式サイトトップページ画像
画像出典元:「フジ子さん」公式HP

概要

フジ子さんは、必要なときに、必要な分だけ仕事を頼める、オンライン秘書サービスです。

最短1ヶ月、月額4.7万円〜のプランがあるので、「繁忙シーズンだけ仕事を任せたい」「少しでもコストを抑えて、業務を外注したい」このような場合に、おすすめです。

業界の中でも費用が安いため、「社員採用や人材派遣は月20万円以上のコストがかかり気軽に雇えない」「求人を出しているが、条件に合う候補者から応募がない」といった担当者様におすすめのサービスです。

特長

  • 1ヶ月のみの利用も可能。利用プランは4.7万円〜手軽に使いやすい料金設定
  • PCでできる業務は何でも依頼可能
  • 経理、人事、WEB運用、ライティングなど幅広い業務を専任チームが対応
  • 無料トライアル(1週間)あり。はじめてでもサービスのメリットを理解しやすい

導入時の注意点

業界内で最低水準の利用価格なので、使い勝手がいい反面、専門性が求められる業務の場合は、対応できるスタッフが在籍していない可能性があります。

無料プラン有無

無料トライアルあり

費用

プラン費用契約期間実働時間
TRIAL無料1週間2時間
PLAN2047,000円1ヶ月20時間
PLAN3069,000円1ヶ月30時間
PLAN5099,000円1ヶ月50時間

導入企業の声

導入企業の声

日本ではパーソナルアシスタントは贅沢だという風潮もありますが、必要な分だけ頼めるフジ子さんのようなサービスもあるので、生産性を高められる方法は積極的に取り入れ、追求していきたいと考えています。今は、フジ子さんに To Doリストを渡すだけでそれらがどんどん自主的に進んで行くので、とても気持ちよく仕事ができています。
引用:フジ子さん公式サイト/導入事例(メーカー)

導入企業の声

それぞれの仕事の報告時に「次にするべき仕事」も予測して提案し、進めるべきか聞いてくれるので、一度頼めば Yes か No の一言の返信でどんどん仕事が進んでいくので、とてもありがたいです。
引用:フジ子さん公式サイト/導入事例(メーカー)

i-staff(ファイブスターネット株式会社)

i-staffの公式サイトトップページ画像
画像出典元:「i-staff」公式HP

概要

i-staff(アイスタッフ)は、採用率わずか1%の採用基準を満たした高スキル人材だけを採用した、ハイクオリティのオンライン秘書サービスです。

秘書、経理、人事などのバックオフィス系の業務から、クラウドソーシングの運用、SNS運用、ライティングにいたるまで、企業の利益に繋がるウェブマーケティング業務にも対応しています。

業界唯一の返金保証も設けており、サービスへの自信を感じさせられます。

特長

  • カスタマイズプランを活用すれば、土日・深夜帯の対応も可能。雑務を外注することで、本業に集中できる
  • 業界唯一の返金保証サービス付なので、安心して利用可能
  • ファイリングや発送業務などの、オフライン業務にも対応

導入時の注意点

月間の最低稼働時間が30時間〜となっており、余った分は翌月に繰り越すことはできません。

無料プラン有無

無料トライアルあり

費用

プラン費用契約期間
ライトプラン114,000円3ヶ月
ベーシックプラン93,000円6ヶ月
プレミアムプラン81,000円12ヶ月
カスタマイズプラン要見積もり要相談

導入企業の声

導入企業の声

お試しで利用が出来る事と、契約後に「返金保証」があるという事で、6ヶ月の利用から始めました。結果的に、今では手放せないサービスになってます(笑)請求メールの送付や、各リサーチ(書籍リサーチがほとんど)など、自分のコア業務とは関係ない雑務って結構あるもんですね。自分が雑務に月30時間以上費やしていたという事が、非生産的だったと反省です。
引用:i-staff公式サイト/お客様の声(コンサルティング)

導入企業の声

今までは某クラウドソーシングサイトを利用していたのですが、一回一回募集をかける面倒さと、ランサーさんごとで、クオリティの違いがあり、非常に煩わしさを感じていた為、i-staffさんのサービスを使ってみました。急なお願いであっても、素早く丁寧に対応してもらえるので、非常に助かってます。
引用:i-staff公式サイト/お客様の声(オーダースーツ)

まとめ|オンライン秘書を活用すれば、業務量に合わせて社内業務の外注が可能に!

この記事では、雑務から専門性が求められる業務まで、幅広い社内業務の外注が可能な「オンライン秘書サービス」について、メリットや具体的に依頼できる業務内容について解説してきました。

リモートワークが進んだことにより、働き方の多様化が進んでいます。オンライン秘書サービスが登場したことで、働き手としては、結婚や出産で会社を辞めざるを得なかった場合でも、在宅でスキルを活かした働き方が可能になりました。

また、企業側にとっては社員やアルバイトを採用せずとも、あらゆる業務をオンライン上で外注できるようになったため、人件費の削減にもつながっています。

従来とは仕事の在り方が大きく変わっていく中で、最初は戸惑う方も多いと思いますが、まずは簡単な雑務からオンライン秘書サービスを活用してみてはいかがでしょうか。

特に、これまでオンライン秘書サービスを利用したことがないという方には、無料トライアル(1週間)が提供されている「 」で実際の利用感をつかむのがおすすめです。

  • まずは無料で利用できる
  • 1ヶ月単位での利用もOK
  • 月額4.7万円からの安心価格

といった特徴から、「オンライン秘書サービスの導入で失敗したくない」という方は、まず「 」の無料トライアルから始めてみましょう。

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