予実管理とは?実際の進め方とおすすめ予実管理システムを紹介

予実管理とは?予実管理の進め方とおすすめ予実管理システムを紹介

企業として利益を上げるためには、「売上を増やす」または「支出を減らす」のいずれかになります。そこで重要なことが予実管理です。

予実管理とは、売上や仕入など数値目標を予算として計画し、その予算計画通りに実績が推移しているかどうかを管理していくことです。

しかし、実際には予実管理が上手くできていないとお悩みの方も多いはずです。

本記事では、仕事をかしこく・たのしくするビジネスメディアを運営する「Smarf」が、予実管理のメリット、正しい進め方、効率化する予算管理システムについて解説していきます。

現在、予実管理が上手くできていないとお悩みの経営者様や、予実管理の考え方を取り入れたい部門責任者様はぜひ最後までご覧ください。

目次

予実管理とは?

予実管理とは、一言でいうと企業の「予算」と「実績」を管理することです。

どの企業でも経営において、経営目標や予算を立てているはずですが、その経営目標・予算に対する現状(実績)を把握する手法が予実管理です。

予実管理を行うことで、

  • 実行している施策や営業活動は成果として正しく積み上がっているか
  • 進捗が遅れている場合には問題が発生していないか

など素早い分析・確認ができます。

早い段階で対策を取ることで、継続的に利益を生み出すことができます。

なぜ予実管理が必要なのか

予実管理の目的は企業に利益を残すことで、事業をさらに成長させるためです。

どんなに素晴らしい商品・サービスを生み出しても、利益がなければ会社として生き残れません。また利益がなければ、より良いサービスを作ることも、人を新しく採用することもできません。

マネジメントの父と呼ばれるドラッカーも次のように述べています。

「利益は企業の目的ではなく、存続の条件であり、明日もっとよい事業をするための条件である。」

引用元:利益は企業存続の条件であって目的ではない 『現代の経営』より

いくら売上があってもその分経費が多ければ利益はほとんど出ません。逆に売上が少なくても、経費が少なければ黒字になります。

ここで重要なことは「赤字か黒字か」といった最終的な結果だけで判断するのではなく、立てた予算通りに実績が推移しているかどうかを継続的に管理していくことです。

予算と実績の乖離を、毎週・毎月確認することで、その差異が生じた原因を早い段階で突き止めることが可能です。

また、あまりにも予算と実績が乖離している場合は、そもそも予算設定が誤っていた可能性もあります。

このような予実管理の考え方は、企業経営だけではなく、営業部門やマーケティング部門などあらゆる組織においても活用できます。

予実管理を行うメリット

予実管理を継続的に取り組むことで企業は利益体質に変わっていきます。

ここからは予実管理のメリットについて解説します。

予算と実績の差異が生じた際に素早い修正が可能

予実を常に管理し分析を継続することで、予算と実績の差異が生じても素早く軌道修正が可能です。

なぜそうなったのか?と原因を究明することで現場で起きている問題点を発見し、それに対する解決策をスピーディに講ずることができます。

企業の健康状態を維持するためには日々のチェック、つまり予実管理が必要です。

事業計画の見直しに活かせる

年間予算目標を設定する企業は多いと思いますが、予算目標は設定するだけでは意味がありません。なぜなら、その目標設定が正しいかどうかは、実績と比較することではじめて判断できるからです。

基本的には高めの予算目標を設定することが多いですが、現実味のない予算目標は「絵に書いた餅」になりかねませんし、かえって従業員のモチベーションを下げる要因にもなります。

昨年実績や市場の伸びなどを加味し、その上で背伸びをしてなんとか達成できる目標設定こそが、会社や人を成長させます。

自社の強み・弱みがわかる

予実管理に継続的に取り組むと、自社の強み・弱みがわかってきます。

数字はあくまでも結果ですが、その数字から読み取れることを掘り下げて考えていくことで、「現場の課題」や「問題の本質」が見えてきます。

数字は事実ですのでごまかしようがありません。仮に事実と異なる数字があればそれこそが問題です。

逆にいえば予実管理を行わずに、「これをやろう」と対策を検討しても的外れになる可能性があります。

予実管理の進め方

予実管理を始めるにあたりどういった手順で進めればいいのでしょうか。

本章では予実管理の進め方の例を解説しますので、ぜひ参考にしてみてください。

データを収集し利益目標を設定する

まずは企業の経営目標に基づいて、利益目標を設定します。さらに企業規模に応じて、部署ごと・チームごとの利益目標も立てていきます。

この時に大切なことは「数字の妥当性」です。

ポイントは

  • 過去の実績とかけ離れていないか
  • 市場・自社の成長率を加味しているか
  • 背伸びをして達成できる目標か

と押さえることです。

目標設定は低すぎてもいけませんし、高すぎてもいけません。

現実味のない高い目標は現場のモチベーションを下げることに繋がりますし、逆に低い目標は社員の成長が止まり、全体的に締まりもなくなります。

このバランスが非常に難しいですが、現場の従業員から「なぜこの目標なのか?」と聞かれた際に、その根拠を経営・管理職がきちんと説明できることが大切です。

利益目標から各予算の編成を行う

続いて、売上予算・固定費予算・変動費予算を算出していきます。

  • 売上予算・・・売上=単価 ✕ 顧客数 ✕ 購買数
  • 固定費予算・・・人件費、リース代、システム利用料など
  • 変動費予算・・・接待費、仕入原価など

こちらも過去の実績を元に算出していきます。

部署ごと・チームごとで決めた予算と企業全体の予算を合わせ、経営目標と乖離がないか確認します。

ここまでが予算設定のおおよその流れとなります。

予算と実績の差異を把握し、原因分析する

実績を集計し、立てた目標通りに推移しているか確認していきます。

予算と実績に乖離がある場合は「なぜこの結果なのか?」と原因分析します。

検証・分析において大切なことは定量(数字)で捉えることです。

例えば、よく営業部門にありがちなのが「〇〇の案件を失注してしまったから」「急遽先方の意向で〇〇案件がストップしてしまったから」といった定性的な状況報告にとどまっているケースがあります。

正しく予実を管理するためには、KPIを設定し振り返りを行う必要があります。

例えば営業部門のKPIであれば

  • 見込み訪問数
  • 商談数
  • 成約率
  • 顧客単価
  • リードタイム(受注期間)
  • クレーム数

などがあります。

どれをKPIに置くかは組織の課題や商品特性によって異なりますが、前提として営業マンの「勘」や「経験」に頼らないことが重要です。

改善策を検討し実行する

予算と実績の差異が生じている原因を特定できたら、改善策を検討します。

注意点としては、問題点ばかりに目を向けないことです。

もちろん、致命的な問題や課題は改善すべきですが、中にはどうしても避けられない状況に陥っている場合もあります。

そうした場合は問題点を改善するよりも、逆に強みを活かしたり、現状伸びている部分を更に伸ばすことに注力した方が結果に繋がる場合もあります。

あくまでも目的は利益に繋がることですので、目的と手段は間違えないようにしましょう。

予算管理システム3選

ここからは予実管理に役立つ、予算管理システムを紹介します。

予算管理システムを活用することで、企業全体・部門ごとの予実管理の効率化が可能です。

組織規模が大きくなるほど予実管理の重要性が増しますので、ぜひ検討してみてください。

Sactona(アウトルックコンサルティング株式会社)

Sactona公式サイトのトップページ画像
画像出典元:「Sactona」公式HP

概要

Sactona(サクトナ)は、経営管理・予算管理を効率化するための経営管理システムです。

予算編成、予算管理、見込管理など、企業経営の意思決定に必要な情報を収集し、実行・改善までのサイクルを支えます。

RPA機能を標準装備しているため、データ収集からレポート出力がワンクリックで実行が可能です。そのため、原因分析や改善策の策定により多くの時間を掛けることが可能です。

また、10ユーザーの小規模利用から1000ユーザーを超えるような大規模利用まで対応しているので、企業規模問わず導入可能です。将来的な人員の増減に合わせてプランの変更も柔軟に調整ができることがメリットです。

特長

  • ExcelをはじめとするMicrosoft製品との高い親和性。慣れ親しんだExcel画面で操作できるので、システム導入に不慣れな企業でもすぐに使いこなすことが可能
  • 予算管理などのさまざまな経営管理業務・管理会計への適用が可能。部門・支店・販売店ごとの管理も効率化を図れる
  • 小規模企業から大企業まで企業規模を問わず対応。大規模組織でも高速処理ができるため基幹業務システムとしての利用が可能

導入時の注意点

データが大量の場合、パフォーマンスが悪くなるようです。そのため、「大規模になるほど使いづらい」といった声があります

無料プラン有無

要確認

費用

要見積もり

導入企業の声

導入企業の声

複数拠点で入力したexcelデータを、ボタンひとつでまとめで出力できます。excelを開いていちいちまとめる必要がありません。その結果、月次締めの集計業務をかなり早く終えられるようになり、残業時間もだいぶ抑制できました。
引用:ITトレンド Sactona口コミレビュー

導入企業の声

Excelで自由に帳票が作成でき、また関数によるデータ取得、更新等ができる点は今までのExcelで業務をやっていたことが活かせるので使いやすいです。管理会計でリアルタイムの実績と見込の状況を把握できたり、誰でも簡単に集計できるのは便利だと思いました。
引用:ITトレンド Sactona口コミレビュー

freee(freee株式会社)

freee公式サイトのトップページ画像
画像出典元:「freee」公式HP

概要

クラウド会計システムのfreee(フリー)のプロフェッショナルプランは、リアルタイムな予実管理と経営の見える化を実現します。

リアルタイムに集まる取引(仕訳)情報に、商品や部門などの業務情報をタグ付けすることで、経営レポートが自動で生成されるため、すぐに多角的な分析が可能です。

ワンクリックでさまざまな切り口で試算表を確認できるため、プロジェクト別や事業所別などの予実管理をスピーディに行うことが可能です。

特長

  • データは一度だけ入力すれば、それ以降は同じ内容を自動反映。業務負荷を大幅に削減可能
  • 紙やExcelファイルなど、これまで社内に点在していたデータをひとつに集約し、一元管理が可能
  • 外部連携API機能により、Salesforceやkintoneなどの業務システムと連携が可能。部署間のコミュニケーションを円滑にする

導入時の注意点

家計簿アプリに近い設計になっているため、経理や会計士など専門職の方にとっては使いづらいという声が多いようです

無料プラン有無

無料プランあり

費用

  • 基本料金 月額39,800円
  • メンバー追加 月額500円/人
    ※メンバー10名までは無料
    ※年額払いの場合の料金

導入企業の声

導入企業の声

月次報告を大幅に短縮できたことが非常に大きいですね。1カ月以上も早く月次報告ができるようになったので、私が用意する予実管理も資金繰りの提言も、圧倒的に早くなった。経理として、経営に貢献できるようになったと感じています。
引用:freee公式サイト/導入事例(メディア運営)

導入企業の声

月次推移レポートや取引先別の仕入額をよく見て経営判断に活かしています。手間を省いて経理業務を効率化できる点も会計freeeのよさですが、弊社では店舗運営の事業で新しくトライアンドエラーを繰り返している段階ということもあり、細かく分析して経営にデータが活かせるのはいいですね。
引用:freee公式サイト/導入事例(フラワーショップ)

YOJiTSU(株式会社シスプラ)

YOJiTSU公式サイトトップページの画像
画像出典元:「YOJiTSU」公式HP

概要

YOJiTSU(ヨジツ)は、すべての会計ソフトに連動し、企業にとって必要な利益達成度がひと目でわかるクラウド型予実管理システムです。

YOJiTSUを導入することで、今まで使っていた会計ソフトをそのまま使用しながら、わずか5分で予算作成、さらに確認したい分析資料をRPAで自動作成するなど、予実管理の効率化を図ります。

借入金の返済するために必要な利益から逆算して、目標予算を自動作成することができるため、経営状況の「見える化」に役立つ経営支援ツールです。

特長

  • 会計データ取り込みが簡単。すべての会計ソフトに連動しているので変更の手間が不要
  • 予算計画書、月次報告書をRPAで自動生成。スピーディに分析資料を作成
  • 資金繰予定表でいち早く資金ショートを予測し対策を検討することが可能

導入時の注意点

スマートフォン対応はしていません

無料プラン有無

無料体験あり

費用

プラン月額利用料
ライトプラン3,000円
スタンダードプラン5,000円

導入企業の声

導入企業の声

とにかく入力が早くて簡単です。初めて使う人も経理初心者にも非常にわかりやすく、慣れてきたら自分のやりやすい入力方法で入力できます。直感的に使用できるので悩まずに使えました。
引用:YOJiTSU公式サイト/導入事例(税理士事務所)

導入企業の声

経理課の責務は施設の経営責任者が予実管理・分析及び対策に役立つ情報を常に早く提供すること。各施設の事務長方がリアルタイムに会計データを閲覧できる必要がありましたが、クラウドなのでタイムリーに情報が確認できるようになりました。
引用:YOJiTSU公式サイト/導入事例(医療法人社団)

予実管理システムを一覧表で確認

システム名特長費用
Sactona
(アウトルックコンサルティング株式会社)
・ExcelをはじめとするMicrosoft製品との高い親和性。慣れ親しんだExcel画面で操作できるので、システム導入に不慣れな企業でもすぐに使いこなすことが可能
・予算管理などのさまざまな経営管理業務・管理会計への適用が可能。部門・支店・販売店ごとの管理も効率化を図れる
・小規模企業から大企業まで企業規模を問わず対応。大規模組織でも高速処理ができるため基幹業務システムとしての利用が可能
要見積もり
freee
(freee株式会社)
・データは一度だけ入力すれば、それ以降は同じ内容を自動反映。業務負荷を大幅に削減可能
・紙やExcelファイルなど、これまで社内に点在していたデータをひとつに集約し、一元管理が可能
・外部連携API機能により、Salesforceやkintoneなどの業務システムと連携が可能。部署間のコミュニケーションを円滑にする
基本料金 月額39,800円
メンバー追加 月額500円/人
YOJiTSU
(株式会社シスプラ)
・会計データ取り込みが簡単。すべての会計ソフトに連動しているので変更の手間が不要
・予算計画書、月次報告書をRPAで自動生成。スピーディに分析資料を作成
・資金繰予定表でいち早く資金ショートを予測し対策を検討することが可能
・ライトプラン 3,000円
・スタンダードプラン 5,000円

まとめ|予実管理システムを活用することで予実管理の効率化が可能

この記事では、企業経営において重要な予実管理について、予実管理のメリット・進め方、そして予実管理を効率化する「予算管理システム」を紹介してきました。

予実管理を行うことで、経営上の課題や問題点を早期発見でき、スピーディに改善策を検討・実行することが可能です。

さらに、予算管理システムを導入することで、実績データ集計や実績レポート出力などをRPAで自動化できるため、より分析や改善策の検討に時間を掛けられます。

もし自社に見合った予算管理システムの選び方がわからないといった場合や、導入後の戦略的な活用方法がわからないといった場合は、予算管理システムの資料請求や、ベンダーに問い合わせた上で導入を検討してみてください。


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