始末書の書き方は?例文・テンプレートから注意点まで解説!

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始末書(しまつしょ)とは、仕事上のミスやトラブル、またはサービスや商品に重大な欠陥が発生した場合に作成する書類です。

始末書の目的は、会社の上司や社外の取引先に対して、トラブル発生の経緯・原因・再発防止策の報告、そして反省・謝罪の気持ちを伝えることです。

しかし、いざ始末書を提出しなければならなくなった際に、「始末書をどのように書いたらいいかわからない。」とお困りの方も多いはずです。

本記事では、仕事をかしこく・たのしくするビジネスメディアを運営する「Smarf」が、始末書の書き方や、始末書と顛末書の違いについて、例文付きでわかりやすく解説していきます。

現在、始末書の書き方に悩んでいるご担当者様や、ビジネスマナー指導を含めた部下の育成を担っている管理者様はぜひ最後までご覧ください。

目次

始末書とは?顛末書との違いは?

始末書とよく間違われる文書に「顛末書(てんまつしょ)」があります。同じ意味で使っている方もいますが、それぞれの文書では意味が大きく異なります。

それぞれの文書の意味を解説します。

始末書とは

始末書とは、仕事上のミスやトラブル発生における経緯や一部始終を明らかにすると同時に、そのような事態を起こしたことに対して反省・謝罪し、再発防止に努めることを誓約する書類のことです。

反省文の意味合いが強い書類といえます。

顛末書との違い

顛末書(てんまつしょ)とは、ミス・トラブルの詳細、発生した原因・経緯、再発防止策をまとめられた書類です。

始末書と顛末書で異なる点は、反省や謝罪の文章を入れずに客観的視点で書く文章であることです。

そのため、顛末書は基本的に社内向けの報告書となります。顧客や取引先に対する書類ではないと覚えると良いでしょう。

始末書顛末書
目的謝罪・反省原因究明と再発防止
記載内容顛末書の内容に加えて、反省・謝罪も記載ミス・トラブルの原因・経緯・今後の再発防止策を記載
提出先社内・社外(取引先)主に社内

顛末書について、さらに詳しく知りたい方は「顛末書の書き方は?例文・テンプレートから注意点まで解説!」の記事もご覧ください。

始末書の書き方・注意点

ここでは始末書の書き方や、注意点について解説します。

ミスやトラブルが生じた場合は、会社や取引先に対してスピーディかつ誠実な対応が求められます。

特に取引先に損害を与えるようなミス・トラブルの場合は、時間が経つほど関係性が悪化していきます。そのため、始末書の提出は最優先で取り組むようにしましょう。

始末書の項目

ミスやトラブルの内容や発生した経緯を抜け漏れなくまとめるために、5W1Hを使います。

5W1H項目
When(いつ)ミス・トラブルが発生した日時
Where(どこで)ミス・トラブルが発生した場所
Who(だれが)関係がある当事者
What(なにを)何が起きたか。問題の内容、損害の大きさなど
Why(なぜ)なぜ発生したのか、時系列に沿った経緯
How(どのように)今後の再発防止策

さらに始末書は、上記に加えて「謝罪・反省」の意を文頭・文末に記載します。

始末書の注意点

始末書を書く際に気をつけたい注意点を2つ解説します。

誰が読んでもわかるように書く

始末書は、誰が読んでもわかるように書きましょう。

なぜなら、始末書は社内・社外で共有される書類であるため、事情をまったく知らない人が読む可能性があります。

その時に、当事者しかわからない言葉であったり、経緯の一部が省略されていたりすると、事情を知らない人が読んだ時に「これはなぜこうなるのか?」と疑問が残ってしまいます。

始末書を本提出する前に、少なくとも一度は直属の上司に確認してもらうようにしましょう。

提出を求められたら、すみやかに提出する

始末書の提出を求められたら、最優先で取り組むようにしましょう。

ミスの原因・経緯をまとめ、今後どのように再発防止に取り組むのかを簡潔にまとめ、そして自らの失態を認めた上で反省の姿勢を示すことが重要です。

まだ事態が収束していない、あるいは原因がわからないため始末書が書ききれない、といった場合は直属の上司に相談しましょう。

もし事態が収束しているにもかかわらず、始末書の提出を放置していると取引先との関係がさらに悪化しますので、注意が必要です。

始末書の例文・テンプレート

ここでは、具体的な始末書の書き方を例文に沿って解説します。

実際に始末書を書くことになってしまった際には、テンプレートとしてご活用ください。

会社の貸与物を紛失した場合の始末書の書き方・例文

企業勤めの方は、社用携帯・パソコン・タブレット端末など業務に使用する機器を貸与されるはずです。

特に最近ではテレワークを導入する企業も増えたことで、自宅と会社間で持ち運びをする場面も増えています。

場所を問わず、どこでも業務ができるという点では、従来に比べ非常に効率的な働き方を実現できます。

しかし、業務で使うパソコンや携帯は機密情報が沢山入っているため、どこかに置き忘れてしまったり、電車で寝ている隙に盗難にあってしまうと大問題に発展します。

もし仮に紛失や盗難被害にあってしまった場合は、「いつ、どこで、何を紛失したか」といった経緯を正確に書くことに加え、自身の管理能力の甘さを自覚した上で反省の姿勢を示すことが重要です。

貸与物紛失の場合の始末書は以下の項目がわかるように記載します。

  • 日付
  • 始末書の概要
  • 紛失した貸与物の内容
  • 貸与物を紛失した場所
  • 貸与物を紛失した時間
  • 貸与物を紛失した状況(何をしていたか)
  • 貸与物を紛失した原因
  • 対応状況
  • 今後の再発防止策
  • 謝罪の言葉

具体的な書き方は次の通りです。

始末書の書き方「例文・テンプレート」

令和◯◯年◯月◯日

◯◯◯◯殿

始末書

令和◯◯年◯月◯日、会社からの貸与物である「iPad」を、同日◯◯時◯分頃、帰宅途中の電車内で紛失してしまいました。本件につきまして、多大なるご迷惑をおかけ致しましたことを心よりお詫び申し上げます。今回の事象につきまして、発生原因および再発防止のための対策を下記の通りご報告致します。

1.原因
令和◯◯年◯月◯日、◯時◯分頃自宅最寄りの〇〇駅に到着した際に、鞄の中から「ipad」が失くなっていることが発覚。紛失の原因は、電車乗車中「ipad」が入った鞄を網棚に置いたまま、居眠りをしてしまったため。

2. 発生の経緯
◯月◯日◯時◯分
勤務を終え、◯◯線の電車に乗車。乗車時は座れなかったため、つり革を掴み立ち乗車であった。その際に、網棚に鞄を載せる。

◯時◯分
◯◯駅に到着したタイミングで目の前の席が空いたため、そのまま着席。鞄は網棚に載せたままであったが、目の届く範囲であることと、起きているから大丈夫だろうと考え、そのままにしていた。

◯時◯分〜◯時◯分頃
居眠りをしてしまい、記憶なし

◯時◯分
自宅最寄り駅の◯◯駅に到着。網棚から鞄を取り、ホームに出たところ、鞄が軽いことに気づく。鞄の中身を確認したところ「ipad」が失くなっていることが発覚。

◯時◯分
◯◯マネージャーに報告しipadにセキュリティロックを掛けていただく。その後、駅員に状況を伝えた上で、警察に遺失物届けを提出する。

3.損害
・ipad代〇〇万円相当

4.今後の対策
・会社貸与物は肌身離さずに持つ
・電車内で居眠りはしない
現状ですが、駅員および警察からの連絡は何もない状況です。今後はこのような失態を起こすことがないように、情報漏えいのリスクを自覚すると共に、貸与物の取り扱いには細心の注意を払います。この度は大変申し訳ございませんでした。

以上

会社の貸与物を紛失した場合の始末書のWordテンプレートファイル

まとめ

今回は、仕事上のミス・トラブル時に提出する始末書の書き方について解説してきました。

最後に、始末書のポイントをまとめます。

  • 始末書はミス・トラブルの経緯、原因、再発防止策に加え、反省・謝罪の気持ちを伝えるための文書
  • 始末書の書き方は5W1Hに沿って情報の抜け漏れをなくすとともに、文頭文末に反省・謝罪の意を記載する
  • 始末書を書く際の注意点(1)誰がみてもわかる内容にする(2)提出を求められたらすみやかに提出する

特に、始末書と顛末書は混同してしまいがちですが、目的が異なります。反省の意味合いが強いのが始末書であり、事実ベースで経緯や再発防止策を報告するのが顛末書です。

トラブルが起きた原因を究明し、二度と同じ様な過ちを繰り返さないために対策を考えることは、仕事において非常に重要なプロセスです。

また、過失は自分にあることを潔く認め反省の姿勢を示すことも、ビジネスパーソンとして大切です。

仕事は信頼関係で成り立っています。ミスは誰にでも起こり得るものですが、その失敗に対して真摯に向き合い心から反省し、それを文章にすることで信頼関係の回復に繋がります。


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