顛末書の書き方は?例文・テンプレートから注意点まで解説!

顛末書の書き方は?例文・テンプレートから注意点まで解説!

顛末書(てんまつしょ)とは、仕事上のミスやトラブル、またはサービスや商品に重大な欠陥が発生した場合に、会社や上司に対して、状況や経過の一部始終を報告する文書のことです。

しかし、いざ顛末書を書くことになった際に、「顛末書をどのように書いたらいいかわからない。」とお困りの方も多いはずです。

本記事では、仕事をかしこく・たのしくするビジネスメディアを運営する「Smarf」が、顛末書と始末書の違いや、顛末書の書き方について、例文付きでわかりやすく解説していきます。

現在、顛末書の書き方に悩んでいるご担当者様や、ビジネスマナー指導を含めた部下の育成を担っている管理者様はぜひ最後までご覧ください。

目次

顛末書とは?始末書との違いは?

顛末書と似た文書に始末書があります。同じ意味で使っている方もいますが、それぞれの文書では意味が大きく異なります。

それぞれの文書の意味を解説します。

顛末書とは

顛末書とは、トラブルやミスが発生した経緯などの一部始終を報告する書類です。

仕事におけるミスやトラブルは誰でも起こしてしまうもの。大切なことは、なぜそのような事態が発生したのかしっかりと振り返り、同じことを二度と繰り返さないためにどのように再発防止に努めるかです。

つまり、顛末書とは、ミス・トラブルの詳細、発生した原因・経緯、再発防止策をまとめられた書類です。そのため、謝罪文のように、謝罪や反省の気持ちを書く必要はありません。

顛末(てんまつ)を辞書で引くと次のような意味となっています。

《「顛(いただき)」から「末(すえ)」までの意》事の最初から最後までの事情。一部始終。「事件の顛末」

(引用:weblio辞書

このように「顛末」の意味が理解できれば、謝罪文とは異なる書類であることが理解できるかと思います。

始末書との違い

一方で始末書は反省文の意味合いが強い書類のことです。

始末書には、ミスやトラブル発生の経緯や一部始終と共に、そうした事態を起こしてしまったことに対する反省や謝罪を記します。

つまり、ミス・トラブルの原因・経緯、今後の対策に加えて、反省・謝罪も付け加えた書類が始末書です。

顛末書始末書
目的原因究明と再発防止のため謝罪・反省の意味合いが強い
記載内容ミス・トラブルの原因・経緯・再発防止策を記載顛末書の内容に加えて、反省・謝罪も記載
提出先主に社内向け社内および取引先

始末書について、さらに詳しく知りたい方は「始末書の書き方は?例文・テンプレートから注意点まで解説!」の記事もご覧ください。

顛末書の書き方・注意点

ミスやトラブルが生じた場合、会社や上司にすみやかに顛末書の提出が求められる場合があります。

原因を究明し再発防止策を正確にまとめるために、ここでは顛末書の書き方のポイントと注意点を解説します。

顛末書の項目

経緯と状況を抜け漏れなく記載するためには、5W1Hを使い、「5Wに経緯」「1Hに再発防止策」をまとめていきます。

5W1H項目
When(いつ)ミス・トラブルが発生した日時
Where(どこで)ミス・トラブルが発生した場所
Who(だれが)関係がある当事者
What(なにを)何が起きたか。問題の内容、損害の大きさなど
Why(なぜ)なぜ発生したのか、時系列に沿った経緯
How(どのように)今後の再発防止策

顛末書の注意点

顛末書の書く際に気をつけたい注意点を2つ解説します。

誰が読んでもわかるように書く

顛末書は、誰が読んでもわかるように書きましょう。

顛末書は社内で共有される書類であるため、事情をまったく知らない人が読む可能性があります。

その時に、当事者にしかわからない言葉であったり、経緯の一部が省略されていたりすると、事情をまったく知らない人が読んだ時に疑問が残ってしまいます。

顛末書を提出する際には、一通り自分で書いた後に内容に不足点がないか、直属の上司に確認してもらうようにしましょう。

事態が収束したら即提出する

トラブルが収束したら、早急に提出しましょう。

先述したとおり、顛末とは初めから終わりまでを記載する書類です。そのため、トラブルが収束していない途中で書くものではありません。

顛末書の目的は、

  • 原因を究明すること
  • 同じ過ちを繰り返さないための再発防止策を報告すること

です。そのため提出が遅くなると、再発のリスクも高まりますし、社会人としての信頼を落とすことになりかねません。

ミス・トラブルは誰でも起こしたくありませんし、モチベーションも下がります。早めに提出することで気持ちも切り替えやすくなりますので、最優先で取り組むようにしましょう。

顛末書の例文・テンプレート

ここでは、具体的な顛末書の書き方を例文に沿って解説します。

実際に顛末書を書くことになってしまった際には、テンプレートとして活用ください。

情報漏えいを起こした際の顛末書の書き方・例文

ネットワークの発達により情報漏洩のトラブルが非常に増えており、昨今では企業における個人情報保護の意識は非常に高まっています。

そのため、従業員の個人情報の取り扱いに対する責任も非常に重いものとなっています。

中でも、メールの誤送信や個人情報が入ったデータの紛失が発生した場合は、発生した原因や経緯を明確にして再発防止策を検討する必要があります。

情報漏えいの場合の顛末書には以下の項目を記載します。

  • 日付
  • 情報漏えいが発生した場所
  • 情報漏えいが発生した状況
  • 情報漏えい発生した原因
  • 情報漏えいした内容
  • 当事者
  • 対応状況
  • 今後の再発防止策

具体的な書き方は次の通りです。

顛末書の書き方「例文・テンプレート」

令和◯◯年◯月◯日

◯◯◯◯殿

顛末書

令和◯◯年◯月◯日、株式会社◯◯様より共有頂きました「◯◯」の内容について、メールの誤送信による情報漏洩の事態が発生しました。今回のミスについて原因および再発防止のための対策を下記の通りご報告致します。

1. 原因
令和◯◯年◯月◯日、株式会社◯◯様より共有頂いた「◯◯」のExcelファイルを、株式会社△△様あてのメールに添付しそのまま送信。ミスの原因は、メール送信前に第三者との添付ファイルチェックを怠ったため。

2. 発生の経緯
◯月◯日◯時◯分
株式会社◯◯様より、◯◯のファイルをメールにて共有を受ける。

◯月◯日◯時◯分
株式会社△△様へ送るためのメールを社内で作成。その際に、添付ファイルとして◯◯を追加。添付ファイル付きのメールを送る際は、第三者チェックをすることが社内ルールとなっているが、第三者チェックせずに送信。

◯月◯日◯時◯分
株式会社△△様より、入電。株式会社◯◯様の機密情報が添付されていると指摘を受け発覚。

◯月◯日◯時◯分
◯◯マネージャーに報告し、その後株式会社◯◯様へ情報漏えいが発生した事実と経緯を報告。今回の情報漏えいに対するサービスの補填を求められる。

3. 損害
株式会社◯◯様に対するお詫びとして、広告商品◯◯の掲載費用◯◯万円を全額当社負担

4. 今後の対策
・添付ファイル付きメール送信時は第三者チェックを必ず行う
・メールソフトの機能設定で、メール添付時にアラートが出るように設定する

以上

もし、社外向けの始末書にする際は、上記の内容に加えて反省・謝罪の文章を記入しましょう。

情報漏えいを起こした際の顛末書のWordテンプレートファイル

まとめ

今回は、ミス・トラブル時に社内・社外に提出する顛末書の書き方について解説してきました。

最後に、顛末書のポイントをまとめます。

  • 顛末書はミス・トラブルの経緯、原因、再発防止策をまとめた書類
  • 顛末書の書き方は5W1Hに沿って情報の抜け漏れがないようにする
  • 顛末書を書く際の注意点(1)誰がみてもわかる内容(2)事態が収束次第すぐに提出

特に、顛末書と始末書は混同してしまいがちですが、目的が異なります。反省の意味合いが強いのが始末書であり、事実ベースで経緯や再発防止策を報告するのが顛末書です。

主に社内向けに提出するものではありますが、トラブルが起きた原因を究明し、同じ様な過ちを二度と繰り返さないために対策を考えることは、仕事において非常に重要なプロセスです。

そのため、顛末書を提出することが目的ではなく、そこに書かれた内容を自分自身が行動ベースに落とし込むことが大切です。

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