展示会お礼メールを送る際のポイントは?全体の流れまで徹底解説

展示会お礼メールを送る際のポイントは?全体の流れまで徹底解説

展示会などでブースを出した際に、必ず参加者に送ることになるのがお礼メールです。

しかし、お礼メールといっても名前のままお礼の言葉を送っただけでは、今後マーケティングが進展していくことはありません。

展示会のお礼メールで他者と差をつけるためには、感謝の念だけでなくマーケティングの段階を進めるための内容を盛り込むことが重要です。

当記事では展示会ノお礼メールについて、送る目的や送る際のポイントなどを解説していきます。

目次

展示会のお礼メールを送る目的

展示会の後にお礼メールを送る目的には以下のようなものがあります。

展示会のお礼メールの目的

展示会は多くの参加者を見込み顧客にできるチャンスがありますが、開催後の対応によって、成約につながる可能性が大きく変化します。

お礼メールを上手く活用できれば相手に自社商品やブランドを印象付け、マーケティングの段階を次段階に進めることが可能です。

詳しく見ていきましょう。

お礼メールはリードナーチャリングの導入

お礼メールの最大の目的は、展示会で獲得した見込み顧客をリードナーチャリングに進めることです。

展示会では、参加者名簿や参加者の名簿などから見込み顧客の情報を得ることができます。

しかし、せっかく得た情報もマーケティング活動に活かせなければ意味がありません。

お礼メールには単純に展示会への参加を感謝するだけでなく、自社製品やブランドの情報や、商材に関連する有益な情報を提供し、見込み顧客の育成を行う目的があります。

ただし、商品への興味はない見込み顧客に商品の情報を提供してしまうと、悪印象を与えてしまう場合があるので、顧客によってメールの内容を変えるなどの工夫が必要です。

展示会のアフターフォローにもなる

お礼メールはマーケティングの段階を進めるだけでなく、単純に参加者に展示会への参加に関して感謝し、参加者に好印象を与える意味でも重要です。

展示会の参加者は顧客として一律に扱うことができません。単に参加しただけで自社ブースには訪問しなかった人もいれば、自社ブースで名刺交換した上で、商品について興味深く話を聞いてくれる確度の高い人もいます。

自社ブースに訪問しなかった参加者が基本的に自社商品に関心がないのは想像に難くないでしょう。

しかし、お礼のメールでしっかりと感謝を伝え、相手に好印象を与えることができれば、会場で拾いきれなかった顧客を自社サイトなどに誘導できることがあり、隠れた顧客を取りこぼさずリードナーチャリングに進めたり、次回の展示会でのブース訪問につなげられる可能性があります。

潜在顧客をしっかりと拾いきるためにも、展示会の後にお礼メールを送ることは重要です。

展示会のお礼メールを送る際のポイント

展示会のお礼メールを送る際のポイントは以下の通りです。

お礼メールのポイント

お礼メールを送る際には、相手のモチベーションが下がらないうちに送信することや、参加者ごとにメールの内容を変えることが重要になります。

詳しく見ていきましょう。

メールは可能な限り早く送信する

展示会のお礼メールを送る上で最も簡単で重要なポイントといえるのが、可能な限り早く送信するということです。

展示会参加が展示物やブランドなどに対して最も高いモチベーションを持っているのは展示会直後で、時間が経つとだんだんモチベーションが下がり、お礼メールの効力が少なくなってしまいます。

また、メールを送るまでに期間が空いてしまうと他者の営業メールに紛れ込んでしまうため、そもそもメールを読まれる可能性が低くなってしまうのです。

よって、展示会のお礼メールは可能であれば開催当日、少なくとの開催日の2日後までには送るようにしましょう。

後述しますが、お礼メールの効果を高めるためには顧客をステータスごとに大きく分類し、メールの内容を変えることが重要になります。

上記の作業に時間をかけてしまうとお礼メールを送るタイミングが遅くなってしまうそれがあるので、MAツールの利用などで業務効率化し、メールを送るまでの期間を短くできるよう施策をしていきましょう。

送信するメールの内容を一律にしない

すべての顧客に対して同じ内容のお礼メールを送ることは得策とはいえません。

というのも、前述の通り展示会の参加者には自社ブースを訪問し、商品に興味を持ってくれた確度の高い人もいれば、単に情報を集めるために訪れている人やブースに一度も訪れない人もいます。

上記のように自社への関心度が異なる顧客に対して同じ内容のメールを送っても、人によってアプローチの強さや情報量が多かったり少なかったりするため、大きな成果を上げることは困難です。

お礼メールの効果をあげるには、顧客と自社が展示会においてどのような関係性を持ったかによって分類し、分類した顧客に合った内容のメールを送る必要があります。

例えば、商品に興味を持ってくれた顧客に対しては商品情報を多く含んだ内容のメールを送り、情報収集が目的な人に対しては商品に関連する有益な情報を提供するなど、マールの内容を工夫することでよし高い成果を期待することが可能です。

また、ブースに訪れていない顧客には展示会への参加に対する感謝にとどめ、アプローチに関してはサイトへの誘導程度にしておくことで、悪印象を与えずに済むでしょう。

以上のように、顧客の確度に合わせたメール内容を作成することがお礼メールでは重要です。

文章を簡潔にまとめる

顧客にとってお礼メールは営業メールと同義です。また、展示会の後は大量のお礼メールが届くことになるため、担当者はメールチェックに多くの時間を割くことになります。

よって、お礼メールの文章量が多いと担当者にストレスを与えてしまい、最後まで読まれる前にゴミ箱へ捨てられてしまうことも多いです。

担当者の負担を減らすためにも、お礼メールは伝えたい内容を簡潔にまとめ、スリムな文章を作成しなければいけません。

スリムな文章を作成する際には、先に必要な情報を選定しておくことが重要です。

例えば確度の高い顧客には積極的なアプローチがしたいので、商材の特徴や使用するメリット、どのようなニーズに答えているかなどを文章に簡潔に盛り込むのが良いでしょう。

詳細な情報についてはWebサイトやセミナーなどに任せれば良いので、上記の内容を詳しく書くよりはWebサイトやセミナーの参加申し込みなどへの誘導に文章量を使った方が効果的です。

顧客のセグメントにはMAツールが有効

セグメントとは、情報をあらかじめ設定した基準によって分類していくことを意味する言葉です。

前述の通り、お礼メールをマーケティングに活用していく際には顧客のステータスに合わせてセグメントしていくことが重要になります。

顧客のセグメントを効率的に行うためには、MAツールを活用するのが有効です。

展示会における顧客のセグメントでは、展示ブースに訪れなかった顧客よりも訪問してくれた顧客の方が分類が難しくなるのが特徴です。

展示ブースに訪れなかった顧客は確度の低い顧客とした上で、事業が自社に関係性あるかどうかで分類するだけなのでさほど手間はかかりません。

しかし、展示ブースを訪問してくれた顧客については訪問した目的や商材への関心度などによってリアルタイムで細かく分類する必要があるため、後で集計する際にどうしても工数がかかってしまうのです。

あらかじめタブレットなどを準備し、展示ブースを訪れてくれた顧客にアンケートなどを行えば、連携したMAツールに情報をそのまま送信することができ、顧客のセグメントを自動で行うことができます。

MAツールを上手く活用すれば、顧客に合わせた内容のメールを効率的に送ることが可能です。

MAツールについては「MAツール比較10選!おすすめのツールを特徴から価格まで解説」で詳しく解説しているので、是非ご覧ください。

展示会のお礼メールを送る際の流れ

展示会のお礼メールを送る際のポイントについて分かったところで、お礼メールを送る際の流れについて見ていきましょう。

お礼メールを送る際の流れは以下の通りです。

お礼メールを送る流れ

基本的には顧客を分類してニーズに合わせたメールを送るだけですが、送信後に営業と連携をとり、営業側からのアプローチを促すことが重要になります。

詳しく見ていきましょう。

顧客をステータスごとにセグメントする

まずは顧客のデータをセグメントしましょう。ステータスごとに顧客を分類し、分類ごとのニーズを考えます。

顧客のセグメント例は以下の通りです。

ブースに訪れておらず事業的に商材と関連のない顧客
ブースは訪れていないが事業的には関連がある顧客
情報収集のためにブースを訪れた顧客
商材に興味を持った顧客

前述した通り、ブースを訪れていない参加者については名簿を確認すればすぐに分類できますが、ブースを訪問してくれた顧客を分類するのは対策しないと難しいです。

ブースを訪問した顧客を細かくセグメントしたいのであれば、逐一集計するか、アンケートフォームなどに入力してもらい、MAツールにデータを送信できるようにしておきましょう。

顧客のステータスに合わせたメールを作成する

顧客のセグメントが完了したら、ステータスに合わせたメールを作成します。

メールの内容は前述の通り、確度が低い顧客にはお礼が中心でWebサイトへの軽い誘導、情報収集が目的だった顧客には商品よりもオウンドメディアなどの情報媒体への誘導、商品への興味が強い顧客には商品紹介ページなどへの誘導を目的として内容を考えるのがおすすめです。

セグメントした顧客の分類による合ったメールの内容

セグメントごとのメールが作成できたら、顧客に合わせてメールを送りましょう。先に述べた通り、可能な限り早く送信することが重要です。

営業からのフォローにつなげる

お礼メールを送った後は反応があった顧客をまとめ、リードナーチャリングにつなげていきましょう。

リードナーチャリングではコンテンツによるアプローチを除き、基本的には営業の力を借りることになります。

反応があった顧客をまとめたら営業に情報を共有し、商談のアポイントメントなどを円滑に行えるように努めましょう。

もちろん直接的な営業を嫌がる顧客もいるので、営業側からも情報を共有してもらい、対人営業を行う顧客とネット上でアプローチする顧客を分類し、それぞれアプローチしていくことが重要です。

マーケティングサイドから情報を共有した後や、初回訪問後の有効なメールのやり取りについて知りたい方は「商談後お礼メールの効果的な書き方とは?例文をもとに徹底解説!」をご覧ください。

まとめ:展示会のお礼メールは顧客に合った内容のものを送るのが重要

展示会のお礼メールについて解説してきました。

展示会のお礼メールを送る際に最も重要なのは、顧客のセグメントとニーズに合ったメールの作成です。

せっかく展示会で見込み顧客を獲得しても、メールの内容が相手にあっていなければ営業につなげることができず、大きな効果が期待できません。

MAツールの導入なども検討しつつ、より効果的にお礼メールを送れるよう、展示会前後の業務フローをしっかりと吟味してみましょう。


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